Korpomowa - objaśniamy KPI

Czas czytania artykułu: 3 minuty
Agnieszka
22.04.2020

Nie musisz być specem od korpomowy i znać się na finansach. W tym artykule wyjaśnimy, co oznacza pojęcie KPI i dlaczego go używamy w finansach.

Skrót KPI pochodzi z języka angielskiego Key Performance Indicators i oznacza kluczowy wskaźnik efektywności dla procesu.

KPI są jednymi z ważniejszych narzędzi, dzięki którym organizacja może na bieżąco mierzyć i obserwować postępy w procesie, przy założeniu określonego celu. Każdy KPI powinien być wyrażony w wartości liczbowej, która pozwala na określenie aktualnego stanu procesu i osadzony w konkretnym przedziale czasowym.

korpomowa_objaniamy_-kpi_w_tekscie3

Jakie mogą być rodzaje KPI?

Istota KPI polega na wybraniu najważniejszych wskaźników, tak aby pomóc w podejmowaniu decyzji strategicznych w najważniejszych obszarach organizacji. Tworzy się je pod poszczególne departamenty w firmie lub konkretne projekty i kampanie marketingowe. W zależności od charakteru działalności mogą odnosić się m.in. do:

- liczby nowo pozyskanych klientów w danym roku;
- w call center - ilości połączeń na godzinę;
- w handlu detalicznym - średniej wartości zakupu lub przychodów ze sprzedaży konkretnego produktu;
- w sprzedaży online - czasu spędzonego na stronie internetowej;
- dla działu HR - liczby wypadków w pracy;
- dla produkcji - liczba przestojów maszyn.

Grupowanie KPI według określonych kryteriów zapewnia większą jasność w odniesieniu do tego, co jest mierzone, ale może być też nieco kłopotliwe, ponieważ typów KPI jest tak wiele jak narzędzi do ich mierzenia. Najczęściej spotykanymi są jakościowe, ilościowe, finansowe i niefinansowe, mierzące wydajność lub efektywność czy strategiczne i operacyjne. Rzadziej spotykane są aktywne i nieaktywne (KPI jest monitorowany lub nie) czy pierwotne i wtórne (KPI opiera się na innym KPI lub jest niezależnym wskaźnikiem).

Do jakich celów możemy je wykorzystywać w dziale finansów?

KPI są z założenia przejrzyste oraz konkretne, co pozwala na szybką i szczegółową analizę procesów, które zachodzą w firmie. Dzięki nim można szybko podjąć decyzje i nadać odpowiednie priorytety konkretnym działaniom, więc wpływają na strategię firmy. Inną funkcją KPI jest np. usunięcie zbędnych elementów z procesu lub wychwycenie opóźnień i przeciwdziałanie im, pełne wykorzystanie zasobów systemu, wiedzy i umiejętności ludzi oraz wyłapanie błędów, mierzenie obciążenia pracą, ujednolicenie procesów, a także monitorowanie postępów czy budowanie świadomości, w jakim stopniu praca wpływa na rozwój biznesu - wiąże się to z operacyjnym wymiarem KPI.

korpomowa_objaniamy_-kpi_w_tekscie1

Ideą KPI jest szybkie i skuteczne uzyskanie informacji, a nie zasypywanie ludzi mnóstwem liczb i wykresów czy ocena ich pracy wyłącznie na podstawie liczb - co chyba budzi największe wątpliwości przy ich wprowadzaniu. Ale słowo „kluczowe” (key) nie znalazło się w nazwie bez przypadku. Największym wyzwaniem w zarządzaniu poprzez KPI jest wybranie tych najistotniejszych (z punktu widzenia zależnego od działu, procesu lub celu) miar, które najlepiej oddadzą stan badanego zjawiska.

W tej chwili najbardziej rozwiniętym i dającym dużo informacji o procesie księgowania faktur w dziale AP jest „On Time Payment”, który w uproszczeniu oznacza liczbę faktur zapłaconych na czas, czyli przed lub w dniu upływu ich terminu płatności w danym miesiącu dla konkretnej spółki. Aspekt ilościowy jest bardzo ważny, ale to elementy składające się na wskaźnik przynoszą dużo więcej informacji i pozwalają też ocenić np. jak regularnie faktury są transferowane, czy płatności w banku są akceptowane na czas, czy okres pomiędzy datą wystawienia faktury, a terminem jej płatności jest wystarczający do przeprocesowania dokumentu. Jest także rodzajem wymiany informacji o procesie z zespołem oraz lokalnymi jednostkami finansowymi. Poniżej znajdziecie przykładowy graf wskazujący zmiany wskaźnika „On Time Payment” na przestrzeni kilku miesięcy.

korpomowa_objaniamy_-kpi_w_tekscie2

Nie ma uniwersalnych wskaźników KPI, które można skopiować i bezrefleksyjnie stosować w każdym projekcie i procesie. Nie ma również recepty na odczytywanie ich rezultatów, ponieważ są bardzo indywidualnym wskaźnikiem i to, co z niego otrzymamy jest zależne od celu jaki sobie obraliśmy. A cel ten powinien być zawsze zgodny z misją i strategią organizacji i nie dowiemy się czy droga, którą obieramy do realizacji jest słuszna, dopóki nie powiążemy jej z codziennymi obowiązkami i świadomością jak ich rezultat wpływa na biznes.

KPI nie jest targetem sam w sobie, a jedynie wskazówką i narzędziem służącym do jego osiągnięcia, pokazującym jak blisko jesteśmy i czy coś musimy skorygować po drodze, a zatem zawsze łączy się z analizą oraz akcją.

„Każdy KPI jest tak cenny jak działanie, które inspiruje”- Brianna Hansen, marketing manager, Wrike

O autorze

Agnieszka
Agnieszka, team leader w dziale AP Finansów William Demant
Z DGS związana od 2014 roku, gdy Dział Finansów liczył sobie zaledwie 8 osób. Zarażona fascynacją liczbami i procesami księgowymi przez siostrę, kontynuuje swoją drogę zdobywając kwalifikacje zawodowe w zakresie rachunkowości, zarządzania i systemów księgowych. Absolwentka Uniwersytetu Szczecińskiego, kierunku europeistyka, której pasją jest historia współczesna, biografie i literatura faktu. Jako członek Rady Pracowniczej w DGS Business Services przenosi w czyn troskę o środowisko pracy i współpracowników. Prywatnie szczęśliwa mama dwóch córek w wieku szkolnym uwielbiająca jazdę na rowerze.